二十多年前，民营品牌三棵树在外国品牌主导的涂料市场中突围，凭借过硬的配方与技术，成为中国民族涂料第一品牌。三棵树不仅有家庭涂料产品，在工程涂料领域，三棵树也是中国工程涂料顶尖品牌，曾为北京冬奥会等各类大型项目提供涂料方案。
这背后，是三棵树对技术创新的高度重视。目前，三棵树有1000多名科研和技术人员，60多个技术创新团队，760多件授权专利，研制了30多个国家一级保密配方；还与中科院合作，承担着国家多项重要前沿科研课题。三棵树不仅被评为国家知识产权示范企业，也在行业里拥有技术领先地位。
越是拥有技术优势的企业，越重视数字时代的「安全风险」，看看三棵树是如何守护办公信息安全的？
1、内部决策、专利文件如何防止录屏截屏泄密？
为了提升效率，三棵树早早便开始了移动办公。这为企业的沟通、协作带来很大方便，但同时带来了一些新的安全防护挑战。比如，很多人都养成了一个习惯——传递信息的时候，发聊天截图，如截一下采购单发给供应商，截一下老板通知同步同事。
这个小小的习惯背后，存在巨大的信息安全风险：第一种风险，是配方等机密信息泄漏；另一种风险，是人事管理的政策，容易被曲解、断章取义。“比如行业里就曾经发生过，像公司调整部门、人员分工变的讨论被流传出去，有些员工担心自己工作要变了，实则是个误会。”
怎么从源头上规避录屏截屏所引发的风险？
去年，三棵树试用了企业微信新推出的安全高级功能，发现其中的「截屏/录屏管理」功能，能很好地帮助他们降低截屏录屏带来的风险。
开启这个功能后，员工就无法在手机上，对企业微信中的工作内容进行录屏：如果有人在企业微信里打开系统录屏，屏幕就会整体黑屏并显示“企业禁止录屏”。使用安卓手机的员工，截屏也是被禁止的。
除了防录屏截屏，为了保护企业机密配方等信息安全，三棵树还开启了一道保底的防范措施——水印。他们在企业微信里聊天、开会、写文档、发邮件，都打开了水印，万一有截图不慎外泄，就能够根据水印追查到是哪个员工造成的泄漏。
不过，很多人觉得开了水印，有一些遮挡，会影响看文件看图片；还有人截图后会通过P图等方式，把名字去掉。有没有更好的水印模式？三棵树还用上了企业微信的「暗水印」。这种水印肉眼看不见，不会影响文件整洁度。但一旦有人截图，把图片在企业微信后台进行解析，就能查到是谁、哪个部门、哪个时间截图的，兼顾了安全和便捷。
“工作不是日常聊天，很多信息都关系到企业的商业竞争力、核心技术，所以我们会要求工作中重要的事情，一定要在企业微信里沟通。不仅是对公司的信息安全负责，也是希望大家意识到，这样能保护他们的言论不被有心之人利用。”三棵树信息中心经理说。
2、机密文件一旦发出就不受控可怎么办？
除了配方和政策公告，公司的战略规划、上市公司未披露的材料、专利文件、财务报表、薪酬结构也都是高保密文件。但把这些机密文件牢牢锁在内网、或者专门的硬盘、电脑里，也会带来效率问题，因为这些文件也需要协作、修改，所以不仅需要保密，传阅也要方便。
以前，大家都会给Word、Excel文件设置个密码，但是往往发出去的时候，都是文件连密码一起发出去，相当于钥匙和锁一起给出去，保密效果不大。
而且一旦文件发出去了，就像断线的风筝，企业根本不知道被发给了谁，是不是被竞争对手看过。如果重要文件造成了泄密，企业更无法查出哪个员工是泄漏源。
如何保证机密文件又安全，又传阅起来方便呢？三棵树启用了企业微信的「文件防泄漏」这一安全高级功能。
在「文件防泄漏」模式下，企业微信里所有文件收发的操作记录都会被日志记录下来，不管是通过企微发送的Word、Excel文件，还是在线文档。当遇到信息安全泄密事件的时候，企业的管理员能通过后台看到，每份文件是谁上传的、谁下载了、有谁看了或者转发了。更重要的是，就算有人将重要材料发到微信里，后台也能看到操作记录的日志。这大大降低了管理成本，还确保了文件传输安全。
对于研发、财务等机密部门的成员，还可以进一步设置：让特殊岗位无法向企业外的人发送文件，来进一步保证机密部门的材料安全。
目前，“确保信息安全也是一种竞争力，安全保障从来都是不嫌多的。”三棵树给一万多名在用企微办公的员工，都开通了企微的安全高级功能。
3、用在线表格、文档传资料将安全防护融入日常办公
2020年之前，三棵树集团使用个人聊天工具处理着工作。谈及为什么决定全集团全面切换到企业微信上办公，三棵树信息中心表示：“用专业的办公软件，是希望帮大家把工作和生活消息分开。不然大家想找不熟悉的同事，可能还要靠打电话、当面找人，不仅工作不方便，也影响正常生活。人员流动起来，加群、退群、交接文件也都不是很方便。用上企业微信这样专业的办公工具，就能让员工把属于个人的聊天工具留给生活。”
企业微信的各项功能，也能提供更适合办公的安全保障。
“比如，日常的工作材料，像日报周报、项目策划，尽可能都用企业微信在线文档、在线表格来代替Word、Excel。不仅方便同事之间一起写和分享材料，而且可以设置非常精细的权限，防止被不该看的人看到，或者篡改误改。”
比如，一线营销人员的销售数据、产品数据等，就只希望让自己的同事和上级能看也能写；某些职能部门的同事能看到，但不能复制下载；其他部门的人就看不到。在线文档就能做到这样的权限设置。
“所以我们零售事业部的业务员去门店看横幅这些宣传资料是否都按要求摆放，之后就会把拍到的照片，放进在线表格里发给总部。营销部门也会用在线文档写脚本、做数据统计等。”
日常办公中，除了文本信息被泄漏外，还有一个容易被忽略的安全风险，就是会议偷听，现在甚至有不法分子用AI换脸的方式混入企业重要会议。也有很多公司都发生过离职员工在微信中混入重要会议偷听，或是截取机密的会议投屏材料的事故。
三棵树集团内部，每天都有大量会议。以营销部门为例。“我们的营销人员分布在莆田和上海，两边沟通很需要在线会议来提高沟通效率，包括说讨论营销方案、推广策略、产品策略、招商方案、销量跟进等。”
此外还有日常销售汇报会、培训会等等。这样一些会议，大家总习以为常，但往往既关乎企业机密，也关乎生产安全。一旦混入外人窃听，就可能导致信息泄漏。
而用企业微信在线会议，开会时每个人名字后面都有企业标志，不怕外人修改姓名头像用微信混进来；还可以进一步设置仅限通讯录里的同事能进会。投屏分享配方材料、销售数据等机密信息时，也可以开启水印进行保护。每场会议都可以开启会议纪要，也保证重要信息会后不会记错、遗漏。
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