很多大学老师的负担都挺重：既要管好学生，又要兼顾教学和科研。
在全国的「双一流」重点高校中，我们看到了一家校园数字化的标杆——山西大学。他们通过数字化，实现了全校4万多名师生的高效管理和服务。并且，帮助老师从教务琐事中减负，把精力放在更重要的教学科研工作上。
不仅如此，山西大学计算机与信息技术学院的学生们，还主动在企业微信上开发各种有益于校园生活的应用，让山西大学成为「持续进化」的数字化高校。
他们是怎么做的呢？
01每门课程自动建群 助力师生紧密连接
大学的课程选择很丰富，每个学期开设的必修、选修课有上千门，学生可以自由选择。
同一门课的同学都来自不同专业、不同年级、不同班级，每节课都有六七十人。为了方便传达通知、收发作业、提问和答疑，每门课都需要拉一个「课程群」，凡事在群里及时沟通。
过去，很多学校习惯建微信群、QQ群。这些群都需要老师反复号召同学们一个个扫码进群，把网名改成真实姓名，核对人数齐不齐。但课程群太多了，即使这样，还是经常有学生没有及时进群，错过了重要的课程通知和作业。
怎么既确保师生间的高效沟通，又减轻老师在拉群管理上的负担呢？
山西大学将教务系统，与企业微信通讯录打通。全校4千多门课程，可以自动创建「一课一群」，群主自动设为每门课的授课老师，所有同学都自动进群，老师不用再手动拉人和核对人数。
并且，用企业微信拉群，比起微信、QQ群更好管理：
一是身份明确更安全，老师和学生都是实名。学生有问题，可以快速找到相应的老师。老师也能清楚知道，提问的学生来自哪个专业、哪个班、叫什么，方便管理和沟通；也不用担心校外人员混进群，扰乱教学秩序甚至冒名行骗。
二是通知管理更到位，在群里发布课程通知、作业，老师可以看到消息已读未读。迟迟未读的学生，老师可以再次提醒。
这样，老师就可以从拉群、发通知等琐事中抽身，把时间花在更重要的备课、师生交流上。
通过企业微信「课程群」，山西大学实现了全校4千多门课程、4万多名师生的高效管理。
02课程表自动加进日历 时间安排井井有条
大学课程种类多，时间不固定，教室又分散。为了记住每天要上什么课、时间和地点，老师和学生在学期最开始，都会登入排课选课系统，确认自己的课程表。有的人会抄录课程表，有的人会把课程表专门打印出来贴在墙上，有的人还会下载专门的课程表App、日历App，再把每节课「手动」添加上去，方便随时查看。
有没有更快的方法？
山西大学把排课选课系统，和企业微信「日程」打通。系统会把每个人的课程表，自动同步到企业微信日程里，为师生做好教学时间管理提供了方便。
现在，老师和学生想看课程表，随时打开手机，就能通过企业微信日程，查看每天几点、在哪个教室、上什么课。每节课前，还能设置弹窗提醒，确保师生准时出勤。
除此之外，师生也能在「日程」上安排自己的课外活动和时间，像是社团活动、健身、周末和朋友的聚会……企业微信日程可以打通市面上常见的日历软件，在其他日历上创建的日程，也能自动同步到企业微信。
这样一来，工作、学习、生活，都能在一个地方管理，井井有条。
03用微盘共享科研资料 资料有留存，研究有师承
对于所有高校来说，科研都是重中之重，影响着高校的学术排名和预算经费。
高校的科研，离不开团队协作，成员多，历时长。很多过程性的资料、阶段性的研究发现，对最终出成果很重要，但往往很难沉淀下来。比如，研究过程中找的相关文献、阶段性的报告、实验记录、随笔和反思……
这些资料，过去一般由研究人员各自保存在电脑和个人网盘上。东一份论文、西一份报告，没有保存和整理到一起。
万一有研究人员中途离开，比如有教授离职了，研究生、博士生毕业了，他们保存的研究资料，可能就找不到了。后来的研究者，只能去找已经毕业的同学再要当时的资料，如果对方已经删除了，就只能就同一个课题重新找资料、做实验，重复造车轮，导致研究推进缓慢、很难深入。
怎么解决研究资料难沉淀的问题呢？
山西大学用企业微信微盘的「共享空间」，为研究课题组，创建了团队共享的「研究资料库」。研究过程中，不同成员找的资料、写的记录和报告，都能顺手保存到微盘上。这样，全团队的研究资料就集中保存到了一起，并按照资料类型分类和整理好。
而且，微盘的资料属于团队，不受成员变动的影响。后来的研究者，还能借鉴前人经验，继续深入研究。
并且，企业微信微盘，共享和查找资料很方便。成员需要时，可以快速「搜索」到相关资料，及时了解团队研究进展了到什么阶段，理论基础和参考文献是什么，做过哪些实验，过程中有哪些新的发现和经验……
有人会问，这些内部的研究资料，不怕被外部人员看到吗？
对于重视原创的学术界来说，资料安全非常重要，外泄有可能引发学术剽窃。企业微信微盘，可以设置权限，未发表的内部资料和研究成果，课题组外的人员打不开、看不了，研究资料更安全。
04师生服务这样做 解放人力更高效
大学就像一个小的社会，麻雀虽小五脏俱全。师生既要在图书馆、教室里上课学习，又要在食堂、宿舍、体育馆等满足生活和娱乐的需要。
每个高校都希望全方位地服务好师生，提升老师和学生的校园体验和满意度。比如，让师生更方便使用学校图书馆、网络、宿舍等资源，更方便在校办事，申请研究经费、奖学金，处理党员事务等。
但是过去，师生服务主要靠人力来保障：
学生遇到问题需要咨询，第一时间想到的就是问辅导员老师。比如怎么申请奖学金，怎么报名交换生……很多问题都是类似的。忙的时候，很多辅导员一天都在回消息，被同样的问题问几十遍，把同样的答案回复几十遍。
如果遇到一些问题，辅导员也解决不了，就只能把相关部门的电话给同学，同学再分别打电话去询问。
不只是学生咨询难，其实老师自己也有很多问题和需求，比如研究经费怎么报销，职称怎么评……老师也要四处问人，打电话问办公室，甚至亲自跑一趟，办事麻烦。
山西大学就想，能不能有一个统一的服务窗口，老师和学生有问题，不用到处问，都到这问就好了呢？
于是，他们就在企业微信的「通讯录」上，创建了「员工服务」账号。师生有任何问题，可以直接在线上咨询。比如，本科生想咨询奖助学金怎么申请，可以在「员工服务」找到「本科学生工作服务」应用，就会有学生工作部的老师专门解答。
但是，全校4万多名师生，咨询量这么大，服务的人力却有限，怎么办呢？
于是，他们把大量的、常见的一些问题和回答，整理出来。师生咨询时，先让「机器人」自动回复，基本能解决80%的重复问题。实在解决不了的，再转接到人工服务。
最终，山西大学通过25个服务窗口，就解答了超出原来10倍的咨询量。
通过数字化，山西大学大大提高了师生服务的效率。也减轻了辅导员的负担，让他们抽出更多时间关心学生的生活和发展。
校友和离退休老师，虽然离开了学校，但仍然是学校大家庭的一份子。怎么做好对他们的服务和关怀呢？
05怎么维持和校友、离退休老师的关系？
首先，学校希望建立和「校友」的长期联系，希望毕业的校友经常回校重聚，和师弟师妹交流工作生活经验。一些成功校友，还会为学校带来捐款和其他资源。
但是以前，学生毕业后，学校就失去了和大部分人的联系。学校每次有新的动态，或者要组织校友重聚时，只能通过「校友会」的公众号发个通知，但不能确保通知到每个人；挨个电话联系，也常常发现大家换了号码。
现在，通过企业微信，山西大学所有的学生，毕业后都会自动加入「山西大学校友会」这个组织。虽然校友会和山西大学，是两个组织，但通过企业微信的功能，可以把两个组织打通，共享学校的应用和服务。校友可以继续使用学校的图书馆、邮箱、校友卡等资源，也可以及时收到学校的最新消息通知。
其次，对于离退休老师，学校经常需要组织对他们的慰问和拜访，或者通知他们关于退休金等事项有什么最新政策，需要及时通知到人。
以前，学校只能挨个打电话通知离退休老师，但是老师们人不在学校，联系方式经常换，很难确保通知到位。
现在，老师离退休后，依然还在山西大学的企业微信上，可以及时收到来自学校的各项通知，比如学校组织党员活动、慰问活动等等。有任何问题，也可以线上办事和快速咨询。
正是因为对离校师生的贴心关怀，山西大学形成了尊师长、重传承的校园文化，也收获了师生的口碑，不断吸引更多优秀的人才加入。
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